Lanskap, Jakarta – Dalam sebuah perusahaan besar, perjanjian bukan sekadar dokumen yang menunggu tanda tangan. Di balik satu kontrak terdapat proses persiapan, pemeriksaan, persetujuan, eksekusi, penyimpanan, hingga distribusi informasi ke sistem lain.

Ketika volume transaksi meningkat dan perusahaan berkembang lintas wilayah maupun anak usaha, proses tersebut menjadi semakin kompleks. Email, spreadsheet, folder bersama, dan aplikasi tanda tangan yang berdiri sendiri dapat menciptakan ruang-ruang kerja yang terpisah.

Mekari Sign mencoba menjawab persoalan tersebut dengan menempatkan digital agreement bukan hanya sebagai alat untuk menggantikan tanda tangan basah, tetapi sebagai bagian dari infrastruktur proses bisnis.

Pendekatan itu dibangun melalui empat kapabilitas: Document Templates, Bulk Upload, Bulk Signing, dan Open API.

Templates menjadi lapisan standardisasi. Bulk Upload menjadi mekanisme untuk menyiapkan dokumen dalam jumlah besar. Bulk Signing mempercepat eksekusi, sementara Open API menghubungkan proses tersebut dengan sistem yang telah menjadi bagian dari keseharian perusahaan.

Dengan model seperti ini, proses perjanjian tidak harus keluar dari ekosistem bisnis untuk kemudian kembali lagi setelah dokumen ditandatangani.

Ketika Volume Menjadi Tantangan

Salah satu pengguna Mekari Sign adalah anak perusahaan BUMN yang menjalankan sekitar 15 proyek aktif di sejumlah wilayah, mulai dari Sumatera dan Papua hingga Jakarta dan Jawa Timur.

Sebelum digitalisasi, perpindahan dokumen antara tim IT/SIT, Contract Admin, dan Finance dapat membutuhkan waktu tiga hingga tujuh hari. Setelah menggunakan Mekari Sign, proses tersebut disebut dapat diselesaikan dalam sekitar satu hari.

Sekitar 3.000 dokumen setiap bulan diproses secara digital, termasuk berita acara pemeriksaan proyek, memo internal, dan kontrak yang menggunakan e-Meterai.

Pengalaman tersebut memperlihatkan bahwa tantangan digital agreement bukan semata persoalan membubuhkan tanda tangan elektronik. Ketika jumlah dokumen meningkat, proses sebelum dan sesudah tanda tangan justru menjadi bagian penting dari efisiensi.

Hal yang sama terlihat pada grup F&B yang menaungi Toko Kopi Tuku, Futago Ya, Toodz House, dan Beragam Kopi Indonesia.

Bulk Signing digunakan untuk menangani pembaruan struktur gaji dan kontrak bagi lebih dari 500 karyawan di puluhan cabang. Proses yang sebelumnya berlangsung hingga dua minggu dapat dipangkas menjadi hitungan hari, bahkan menit.

Dokumen yang telah ditandatangani kemudian dapat tersimpan dan diakses melalui sistem HRIS internal.

AI dan Lapisan Kepercayaan

Mekari Sign juga memasukkan Mekari Airene ke dalam ekosistem pengelolaan dokumen. Fungsinya antara lain membantu pengguna memahami isi dokumen melalui generative Q&A, melakukan tanda tangan dari inbox dashboard, serta mengidentifikasi jenis dan memberikan ringkasan dokumen.

Namun, semakin dalam sebuah sistem masuk ke dalam proses bisnis, semakin besar pula tuntutan terhadap keamanan dan privasi datanya.

Mekari Sign telah memiliki sertifikasi ISO 27001, menyediakan tanda tangan elektronik tersertifikasi PSrE oleh Komdigi, serta e-Meterai resmi PERURI.

Pada Agustus 2026, Mekari juga menyelesaikan audit sertifikasi ISO/IEC 27701 Privacy Information Management System Stage 2 bersama BSI tanpa nonkonformitas. Audit tersebut menjadi bagian dari penguatan tata kelola informasi pribadi di lingkungan perusahaan.

ISO/IEC 27701 memberikan lapisan tata kelola privasi yang lebih spesifik di atas fondasi keamanan informasi. Dengan demikian, keamanan sistem dan pengelolaan data pribadi ditempatkan sebagai dua bagian yang saling melengkapi.

Dari Fitur Menjadi Infrastruktur

Mekari Sign saat ini digunakan oleh lebih dari 3.000 klien bisnis untuk memproses lebih dari 2 juta dokumen dan lebih dari 16 juta tanda tangan elektronik. Penggunaannya mencakup lebih dari 17 industri.

Angka tersebut menggambarkan perubahan kebutuhan perusahaan terhadap dokumen digital. Pada tahap awal transformasi, digitalisasi mungkin cukup dengan memindahkan tanda tangan dari kertas ke layar.

Namun, ketika organisasi tumbuh, persoalannya berubah.

Yang dibutuhkan bukan lagi sekadar tanda tangan elektronik, melainkan sistem yang mampu menghubungkan dokumen dengan proses bisnis secara menyeluruh.

Di titik itulah Templates, Bulk Upload, Bulk Signing, Open API, AI, serta fondasi keamanan dan privasi menjadi bagian dari satu ekosistem.

Mekari Sign menempatkan arah tersebut sebagai upaya membangun infrastruktur digital agreement bagi perusahaan enterprise di Indonesia—sebuah lapisan yang bekerja di belakang proses bisnis, sehingga perjanjian dapat bergerak bersama sistem yang digunakan perusahaan untuk menjalankan aktivitasnya. (Hnd)